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会议管理


通过EnableCE,会议主办方可以轻松创建专属的会议网站,透过会议网站参会人员了解会议信息,完成提交参会申请到确认参会的全过程,将传统会议的业务流程通过会议网站"一站式"实现,有效地克服了传统会议举办过程中的复杂、低效、安全性差、营销业务开展困难等缺点,提升了办会工作绩效,并使得工作更井然有序。


会议网站


利用EnableCE创建会议网站,多个网站风格模板可供选择,可根据会议内容的不同创建不同的网站栏目结构,将图文并茂的会议信息在对应的网站栏目内发布,并可上传该会议的标识图片或动画,发布该会议对应的新闻动态等。


会议属性与控制参数


定义新会议,设定会议的各种控制参数,包含会议报名的开始时间与结束时间,会议是否需要提交论文等,建立会议的基础信息。定义会议中主要包含的活动,并定义不同参会人员分类在不同的报名时间段内的对应会议活动的费用,定义住宿标准等。


参会人员管理


会务管理人员对参会人员身份进行审核,并核准该参会人员需要缴纳的费用,向提交报名申请的人员发送要求确认参会的邮件或系统通知,记录参会人员实际缴纳的费用,登记参会人员的实际出席情况等。


参会人员的信息可在多种交叉方式下查询、查看、统计和导出到CSV/Excel文件,并可依据交叉查询条件得出的参会人员名单向其发送有关会议的电子邮件通知。


会议财务管理


EnableCE支持复杂的会议活动费用定义,并可依据报名时间的不同以及参会人员的不同定义出不同的费用折扣。在此基础上,EnableCE允许在核准参会人员申请时,人工干预参会人员实际应该缴纳的费用,以适用特殊折扣或抹掉部分费用等特别情形。


为会议的财务管理,EnableCE创建了"财务管理员"的特殊角色,可处理与会议活动费用相关的特定操作。


住宿旅游安排


EnableCE允许设定多种不同住宿的标准和费用,参会人员可选择是否需要住宿、住宿的标准与需要的房间数,并自动计算出需要的住宿费用,该费用将和会议活动费用一并在账单内向参会人员收取。


EnableCE并没有特别创建旅游的概念,它和其他会议活动项目一样可以由系统管理员自由创建,并可定义它的费用和折扣,在参会人员提交报名申请时与其他会议活动项目一起由其进行自愿选择。


参会人员出席管理


在会议报到现场或在会议结束之后,由会务管理人员登记参会人员出席情况。


数据统计分析


可根据参会报名者性别、年龄、所在省份、所在单位类型、所属参会人员类型、住宿情况、发票情况、参与活动情况、会费缴纳情况等多种情形,并结合参会报名者所处的不同报名申请阶段,提供统计分析数据,并依据这些统计数据,绘制条状统计图形。


论文投稿活动管理


论文投稿活动可以作为独立的主体活动存在,也可以与会议进行关联,作为某一次会议的子活动。当其作为独立的征文活动存在时,其拥有自身独立的活动宣传网站,并基于这个网站,论文作者可提交一篇或多篇自己的论文稿件,审稿专家签署论文审核通过、弃用、尚须修改意见。


投稿活动网站


与会议网站一样,EnableCE提供多个网站风格模板可供选择,并可自由创建网站栏目,将有关投稿活动信息在对应的网站栏目发布,并可上传投稿活动的标识图片或动画。


投稿活动属性与控制参数


创建新的投稿活动,设定活动的各种控制参数,包含论文投递的开始时间与结束时间,论文正文文件的大小和格式限制,摘要、注释、参考文献的最大限制字数等。


论文管理


可根据管理员设定的任意组合条件查询论文的各类信息,可从论文对应的专业分类中抽取该领域擅长的一名或多名专家对该论文完成审阅工作。专家给出的审稿意见将向论文提交者发送电子邮件,或论文提交者登录投稿活动网站后可及时查看。


电子邮件通知


可根据论文提交者的性别、姓名、单位名称、所在省份、所在单位类型、提交论文的所属专业分类等多个条件组合查询出作者名单,并向这些名单发送有关活动的电子邮件通知。


论文数据导出


所有状态论文的全部信息可导出成CSV/Excel文件,并可基于这些文件信息,为以后论文的结集出版提供便利。


数据统计分析


可根据论文提交者性别、年龄、所在省份、所在单位类型、论文所属专业分类、专家审稿情况等多种情形,并结合论文所处的不同状态,提供统计分析数据,并依据这些统计数据,绘制条状统计图形。


结束语


EnableCE帮助您从电话沟通、邮寄信件、传真收发、数据整理、统计分析等这些繁重而且琐碎的工作中抽身,并帮助您寻找到更好更高效的解决方案,让您更专注在业务本身,不仅工作完成得更快,并更有条理更有序。

 

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