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EnableDoc文档管理系统简述

不论从何种情形出发,文档对于管理工作的重要性都是不言而喻的,因为它是绝大多数的社会组织计划、决策、指挥、控制与协调工作的主要手段和方式,是联系上下与沟通左右的桥梁和纽带,在组织中的各项管理活动中发挥着不可替代的效用。正因为如此,几乎所有的组织内部都积累了数量庞大的各类文档数据,它们可能是通过微软Office办公套件产生的Word文档、Excel表格或者PowerPoint简报,也有可能是为记录某个特定时间或事件的照片或视频剪辑,或者为某种特别目标而存在的txt纯文本、html富文本和pdf印刷文本,这些文档数据的存在构建了组织中非常重要的智力资产。也正是由于这些智力资产的存在,才使得整个管理活动有血有肉,从而让管理实践变得内涵丰富和多姿多彩。

不管我们是否承认,信息化变革的今天,文档作为管理活动的重要载体这一效用变得更加无法替代。正由于此,如何对长年日积月累形成的文档数据行以有效的管理手段,通过这样的手段,使得文档不仅更便于整理和归类,更为重要的,能够发挥更大效能的是,文档要更易于检索和查找。而这样的检索查找,自然要有别于传统的Windows基于文件名的方法,基于文档内容的全文检索才是终极的解决方案。也只有通过快速高效地在海量的文档数据中查找到所需要的,方才能真正做到对于原有历史文档的重新利用,才有可能使得这些原储存在员工个人头脑中的智力火花聚集成组织内部可传输和传承的智力资产。

我们知道这是一个挑战性的课题,因为文档的储存格式不仅庞杂,更甚至有些文档格式编码并不开放,所以自2010年12月开始,北京科维能动信息技术有限公司基于领先知识管理理念的EnableDoc文档管理系统,攻克文档管理技术的重重挑战,终成为可供部署的完善文档管理解决方案。通过EnableDoc提供的技术支撑平台,将为组织中参与管理活动的个人、团队、部门以及外部协作单位提供海量文档资料的集中安全储存空间,用以帮助他们解决文档的储存、安全控制、检索查找、在线查看、协作编写以及发布控制等多种文档管理难题。


传统的文档管理面临什么样的挑战

我们都知道,一个新的技术方案的产生,一定是传统的旧的解决方法出现了重大的不可调和的挑战。这样的挑战一定会给我们带来工作效率的降低,时间和人力成本的剧增,并且也一定无法在传统的解决方案中寻找到改善和提升的途径。这就需要我们跳出原有的框架约束,做出革命性的变革和创新,也只有通过这样的路径,方能寻找到终极的妥当的打开问题之门的钥匙。普遍的事物是如此,对于文档管理这一具体事宜,也便是如此。

从这样的视角出发,如果我们需要阐述什么是新的创新性的对于文档管理的解决方法,那么我们首先就应该厘清与之对应的传统的解决思路存在什么样的问题,只有论述清楚这些问题可能带来的困境,我们才能明白为什么我们需要解决它,在解决这些问题的路途上诞生的其他改善型的解决方案为什么无法满足当前需求。也只有这样,我们方能知道花费不菲的时间和金钱成本,改变人员原有的工作节奏和习惯,付出了这样的成本和代价部署这样新的解决手段,为什么仍然是物超所值并且值得我们义无反顾。

那么,我们就从传统的文档管理面临什么样的挑战开始吧:

挑战一:集中文档储存

我们都清楚,文档的最终形成一定是员工个人的脑力劳动成果,自然组织内部的绝大多数文档都是储存在员工个人的电脑中。这样的分散文档存储方式,首先知识在组织内部的分享和传播将变得极为困难,员工将无从知晓从何处能查找到所需要的文档,即便明确知道文档的所有者,也无法防止该员工出差和请假的情形发生;其次分散存储在员工电脑中的文档丢失概率也是相当高的,由于员工笔记本遗矢,机器损坏或者员工离职,交接遗漏等多种情形均有可能造成重要文档的永远无法找回。

挑战二:海量文档存储

随着磁盘空间的不断增长,电脑中可存储的文档数量和容量都很庞大,并且文档类型、格式以及用途也各不相同,庞大的文档量,只能按照目录或子目录的结构来对文件进行归类整理,这样粗放的文档管理方式,对于海量的文档数目是致命的,因为即便浏览一遍文档的标题也需要花费大量的时间。

挑战三:查找所需文档

首先,我们经常不清楚需要的文档在组织内哪个员工的电脑中,即便在自己的电脑中查找相应的文档也是一件效率极低的工作,检索到真正所需文档所在的位置可能需要花费较多的时间,即便通过Windows提供的文件搜索的功能,从海量的文件中按照标题等简单条件查找到你可能只记得部分内容的文档,这是一件挑战脑力极限的工作。

挑战四:文档版本管理

因为某种需要,有些文档经?;岜徊欢系匦薅?,导致文档存在多个有差异的版本,在多数情形下,老版本的文档并非没有利用价值,但当用户使用新版本覆盖旧版本保存时,再想查找原有文档中某一段特定内容时,将不再有这种可能。文档的版本繁多,不仅导致文档难以整合和统一管理,并且在关键的事务中,使用错误的文档版本,将导致无法挽回的工作失误。

挑战五:文档安全保障

由于大量有价值的文档分散储存在员工的个人电脑中,使得他们处于不被管理的无序状态,文档被病毒感染、意外丢失、因为权限不明导致文档被恶意删除或者误删除、机密文档被无关人员所查阅、被离职的员工所窃取等情形屡屡发生,常年累月形成的智力资产不仅不被增值,并且会有减值的威胁。

挑战六:文档分类整理

即便员工个人有非常良好的对于文件目录的规划能力,但基于Windows目录的文档存储结构仍然无法有效地对文档进行分类和整理,这是因为Windows提供树状的目录和文件组织结构,虽然从系统层面易于实现对于文件的新建、修改、删除、迁移和定位操作,但对于分类整理所需要的网状结构就并不擅长。在网状结构中,单一文档可能归属于多个文档分类,而同一个文档分类下可能又包含多个单一文档。在合理的文档分类体系上,单一文档可从多个不同的视角快速查找获得。比如同一份商务合同文本,可从购销合同、销售人员姓名、客户名称、客户所在的地域、销售的产品名称、销售额所在的区间等多个视角自海量的文档库中快速定位查找。

挑战七:文档相互关联

在绝大多数情形下,文档都不是孤立的,即多个文档之间可能存在关联关系,这种关联关系可能是某一份文档是另一份文档的附件文档,另一种可能是某一份文档是另一份文档的说明文档,在现有的文档管理体系下,尚难找到妥当的方法用以描述这样的关联关系,并且利用这样的关联关系,从一份文档出发,可快速查阅到其关联的其他文档。

挑战八:文档协作共享

单份文档在多数情形下都是多个人同时使用,甚至可能同时在编写和修订,随着文档的多次被更新,你发给我,我再发给你的情况多次发生,文档一次次传递,经手的人越多,过程越漫长,出错的几率就越高。因为所有协作的过程并未在统一的体系下得到监控,也尚未有文档详细的操作记录,错误的责任自然比较容易相互推诿,团队合作的效率较易在争吵中浪费。


解决方案:文件服务器

并非只有我们观察到传统文档管理存在的问题,这些问题也并非今天才存在。正是这样,很多有先见之明的单位通过在内部构建文件服务器的方法来解决文件集中储存和文件分享的问题。使用文件服务器,使得原来分散的各自独立的文档储存方法,利用服务器上的磁盘空间集中存储、管理和共享文档变成了可能。原来需要在各自计算机之间来回传送的文件,只需要在文件服务器中查找,或者通过服务器来完成文件的交换。

文件服务器作为一个基本的带有简单安全控制的文档管理解决手段,它虽然帮助用户解决了原有文档管理中面临的部分问题,但它的缺陷也是显而易见的:

其一,查找所需文档仍然很麻烦,当文档都集中在文件服务器中储存,导致服务器中的文档数目和容量更加巨大,目录和文档结构更为复杂,在这样的环境中,检索到所需文档的位置将更加困难;

其二,文件服务器提供了简单的文档安全保障措施,但这些措施设置起来相对复杂,要构建一个完整的文档安控体系,可供配置的权限类型以及权限组合较为有限;

其三,文档版本管理问题、文档的分类整理与文档之间的相互关联关系定义,这些文档管理中的几个核心问题,并未得到任何改善;

其四,一旦文件服务器系统崩溃,重新构建的工作将非常繁重;

其五,一般文件服务器都部署在组织的内部网络中,当员工离开工作场所时,将无法对服务器内的文档进行访问。


解决方案:桌面搜索

正是因为在容量巨大的磁盘中查找所需文档是一件非常困难的事,所以微软和Google都相继推出了针对桌面搜索的软件套件,微软的Windows桌面搜索(WDS)作为系统的一个更新组件可供用户在本地计算机中快速检索电子邮件、文档和其他文件。Google的桌面搜索程序可以对本地电脑内的电子邮件、电子文档、音乐、照片、聊天记录和用户浏览过的网页进行全文搜索。

相比传统的Windows系统提供的简单文件检索功能,这两个以及其他相类似的桌面搜索套件确实极大地帮助用户提升查找文件的效率,但也仅限于此,对比传统文档管理所面临的挑战,其他众多问题并没有得到有效解决。更为可怕的是,这类的桌面搜索软件对于资源的开销非常惊人,通?;峄ǚ咽僬椎拇⒋婵占浜拖嗟背さ氖奔淅次镜卮排躺系奈募菇ㄈ募焖魉枰乃饕?,并且在每次开机时这些软件会自动启动。也就是说,要实现对磁盘内文档的全文检索这一个功能,拖累了整个系统的运行性能和运转速度。


解决方案:文件管理系统

正由于文件服务器的缺陷是那么显而易见,并且在有些需求情景下是致命的,所以另一个改善型的解决方案露出水面,这就是文件管理系统,有的时候,它还有一个更易于理解的名字,叫Web文件管理器。顾名思义,文件管理系统是基于浏览器/服务器模式运行的应用程序,这样就可以把服务器端程序部署在互联网环境中,解决了文件异地分享这个原文件服务器较难解决的难题。

即便如此,相比文件服务器,市面上大多数的文件管理系统并不能提供更多的文档管理功能,虽然看起来文件管理系统能作为一个统一的信息管理平台,帮助用户集中管理文件储存空间,有效实现对文件的各种控制操作和存取操作?;痪浠八?,就文件管理的核心而言,这两者之间没有太多的实质性差异,除去操作界面和用户习惯不一样之外,文件管理系统能解决的问题其中的绝大部分文件服务器也能解决,而文件服务器所存在的缺陷,文件管理系统也并没有比其所减少。

实际上,文件管理系统更像一个“边缘化”的解决方案,最初这个概念的提出,是因为从本地计算机通过FTP上传文件到虚拟空间从而导致效率和速度双重低下,为解决这个难题,才有能直接部署在虚拟空间上,并且用以管理这个空间内所有文件的管理系统。这个系统在被加入其他要素,比如用户访问授权机制等,之后就带个文档管理的帽子直到如今。


EnableDoc文档管理解决之道

如前所述,文档是组织内部智力资产的重要承载形式,所以文档管理,本质上是知识管理的重要组成部分。部署文档管理解决方案,是让文档服务于人,服务于组织的核心业务流程,并最终提升员工的工作绩效和组织的管理绩效。EnableDoc文档管理系统正是秉承这样的设计目标,以领先的知识管理理念为构架,容创新为一种管理实践,使得知识在组织内部的传播成本降到最低,最终帮助用户把个人智力成果转化成组织内全体成员的知识。



在浏览器中开始工作

EnableDoc与安装微软的Office软件套件不同,它不需要在您的本地计算机上安装任何程序代码,您只需要一个IE浏览器与安装EnableDoc的文档服务器相连即可开始您的文档管理工作。这就决定了您的EnableDoc系统可以部署在组织内的局域网中,若将EnableDoc系统部署在互联网上,无论在家工作或是旅行途中,均与在办公室一样便捷。

可靠的系统安全保障

EnableDoc作为一款Web应用程序,其自身对安全性也做了周到细致的考虑。其措施包含且不仅包含不可逆的用户密码?;?、用户登录密码的加密传输、记录不良登录行为并屏蔽IP地址、可定义仅允许一个或多个IP段登录系统、记录完整的操作和管理日志、文件和数据的加密存储、支持数据库级的备份与恢复等多个安全措施手段。

匹配现有组织结构的用户体系

EnableDoc系统的用户体系与现有的组织结构完全匹配??伤嬉獯唇ǘ喔霾煌墓ぷ鞑棵藕推湎率舨棵?,在这些部门中创建不同的工作岗位,指定用户担任一个或多个岗位职责。为匹配虚拟的工作团队,系统支持创建工作组,不同部门中的用户可属于同一工作组。同时,为让外部协作单位的员工访问系统中的文档资源,系统支持创建外部组织这样的实体。结合权限分配机制,可提供基于岗位、用户、工作组或外部组织对文档或文件夹的单独授权或组合授权。

海量的文档存储结构

EnableDoc对于文档的存储采用独到的引擎机制,一方面回避了操作系统在文件按目录进行物理存储时的性能瓶颈,同时也实际兼顾了在并发用户较多时相同文件名、特殊文件名等文档的可靠性存储问题。

文档的安全存储机制

文档不仅要考虑怎么进行大容量存储,并且因为Web程序的特殊性,还要考虑文档的安全存储问题。EnableDoc有效的解决了Web程序进行文件存储时的URL址暴露等可能的安全性隐患,并对文件进行加密存储,即便文件通过操作系统被泄露,理论上仍然存在文档内容不被泄密的可能。

大容量文档上传和批量文档上传

系统为具有对应文件夹管理权限的用户提供文件上传操作。EnableDoc内置的文件上传控件支持选择一个或多个文件进行批量上传,相比其他的上传组件,EnableDoc拥有文件上传的进度条显示,并具备更快的文件上传性能。

文档的在线编写

EnableDoc支持在线编写文档功能,无需用户上传、下载,直接可对文档在线进行编写。系统采用类Word风格的可视化编辑界面,以方便对文档内容进行强调、注释或者提醒,更可结合段落、字体、图片和颜色等多个特征编辑出主题鲜明、内容错落有致的文档文本。

文档的在线预览

系统支持常见文档转换为EnableDoc可预览的文件格式,直接在网页上进行预览,用户无须安装任何桌面软件,便可查看文档内容。这些文件格式包含且不仅包含:doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx、txt、rtf、pdf、html等。对于用户上传的图片,可以自动生成缩略图显示。系统支持avi、wmv、flv、mp3、mp4、mpeg等多种视频文件格式的在线播放。

文档的版本管理

通过上传新版本,文档可能存在多个历史版本,系统以上传时间作为标记以帮助用户对不同版本进行区分,支持在文档的多个版本之间相互切换,并可快速将不需要的历史版本进行删除。

文档的附件文件

单一份文档可能存在相关的附件文档,比如一份通知的正文可能包含多个通知的附件文件??晌囟ㄎ牡瞪洗环莼蚨喾莞郊牡?,在预览该份文档时,可快速查阅到其拥有的附件,亦可对附件文档进行在线预览和查看。

文档的相互关联

可为一份文档与其他一份或多份文档之间创建关联关系。关联关系是对称的,当A文档关联B档,那么B文档就自动关联到A文档。用户可通过文档之间的相互关联功能,快速从一份文档查找到其关联文档。

文档的评论和关注

系统支持用户可对相关文档发表评论,并且可对感兴趣的文档进行关注,当关注的文档有新的版本、与其他的文档发生关联、增加文档的附件文档等变更操作时,系统采用站内消息的方式通知关注用户。文档的评论和关注功能,促进了隐形知识的挖掘和传播。

文档的全文检索

为确??焖僬业剿栉牡?,系统支持可根据文档标题、标签、作者以及发布时间等多个要素对文档进行高级搜索,EnableDoc支持对文档进行全文检索,仅需要指定对应的检索关键词,即可从海量的文档中查找出文档内容包含关键词的全部文档。

文档的收藏夹

每个用户可将常用的或感兴趣的文档进行收藏,对于庞大的文档库,这样每个用户可方便地创建针对自己的小型的私人领地。收藏夹一般放置使用频度较高的文档,以更快速查找到日常所需。

文档的分类整理

EnableDoc提供创新并且实用的文档标签功能。一份文档可随意指定与其内容大致相对应的一个或多个标签。这样,一个标签下可能就拥有一份或多份文档。利用标签,不仅可以对文档进行分类整理,更为重要的是,通过标签可快速查找到相关的文档。

文档的共享与限制

用户可将个人文件夹的文档与组织内其他同事或者外部协作单位进行共享,共享的文档统一放在网络共享区进行查看。对于网络共享,EnableDoc需要指定共享的过期时间,当到达过期时间时,共享将自动终止,以防止文档长期暴露在共享的目录下被非法查阅或获取。

文档的审核发布

文档发布功能保证文档由修改状态到正式发布的过程正确性,EnableDoc提供简单的、随意定义的文档审核流程。文档提交人可任意指定对应文档的审核人,审核人可决定文档是否可发布、退回或者提交给任意指定的下一级审核人。文档只有被发布,方可被收藏和下载。

文档的安全控制

任何一份文档都会有一定的使用范围和不同用户的使用权限。对此,EnableDoc系统提供基于岗位、用户、工作组或外部组织进行单独授权或组合授权,用以控制用户的文件查看、下载、上传、修改、复制、移动、删除、发布等权限,从而保证文档在使用过程中的安全。

文档的使用痕迹

EnableDoc对每一个文档、文件夹或者整个系统的所有操作都会记录进操作日志。记录每个用户对系统的任何操作,包括文档的创建、查看、下载、关注、评论、权限变更、删除等。一旦出现安全事故,管理员可进行追溯问题源头,追究事故责任人。

文档的安全删除

为防止不小心的误操作导致数据丢失无法找回的错误。EnableDoc提供类似Windows的回收站功能,可实现对文档的安全删除,也可从回收站中恢复删除的文档数据。


结束语

EnableDoc作为完备的文档管理解决方案,凭借对文档的全文检索、高级检索、收藏夹搜索和标签搜索,可让用户在数量庞大的文档库中快速定位及获取文档?;谖牡档淖远ㄒ辶鞒躺蠛?、版本管理,实现在业务流程执行过程中统一管理知识、沉淀知识、快速复制与传播知识,加速知识在组织内部的沉淀、共享与应用。通过文档的关联功能将文档与相关文档及附件文档进行连接管理,促进知识的交叉引用。提供完善的文档管理分享机制,在工作部门、用户、工作组、外部组织之间构建完整的知识分享网络。

EnableDoc系统从客户使用和管理的实践出发,帮助客户通过软件实现管理价值,通过用户的使用把技术转化为生产力。正因为此,经过多年在文档管理系统应用上的技术探索,EnableDoc被设计成一个高可用性和高可靠性的并且极具现实用途的应用系统软件。

 

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