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EnableDTS公文传输管理系统简述


公文是政府与企事业单位处理公务和行政管理工作的重要工具,在各级行政单位中,`办公`的一个重要内容就是办理和制发文件,即`办文`,办文是每个行政管理单位大量日常的工作。借助新的网络信息技术对公文进行高效有序的电子化处理,是办公自动化建设的重要组成部分,也是关系到电子化办公系统建设全局的基础性工程。


但是,传统的电子化办公系统对于公文的管理仅限于政府和企事业单位内部,公文仅限在单位内部进行流转。并且对于公文的管理,侧重在收文办理、发文办理的登记、审核、拟办、运转等环节,而对于公文在上下级之间与同级别行政单位之间的传输则是目前办公系统的弱项所在。


正是为满足这一类需求,EnableDTS公文传输管理系统构建了一个对上、对下、对左右的纵向和横向交错的公文传输网络,实现一点对一点或一点对多点的公文传输功能,简化了繁杂的工作环节和程序,推动了行政指令的有效快速的传达。若和传统的电子化办公系统结合起来,可实现从公文的起草、审核、批示、分发及来文登记、归档、承办、传阅等一系列综合性的公文流转全程管理,这不仅是传统公文管理方式的变革,更会带来行政办公方式的转变。


在此基础上,EnableDTS实现了对公文数据库中的公文由标题、发文字号、发文单位、发布时间、公文分类等基本要素构建单一或复合查询条件,快速定位和查阅对应公文的各对应接受单位的签收情况,并结合办公电子邮件系统对尚未进行公文签收的单位发送催办电子邮件,从而避免由于各单位长时间未登录公文传输系统造成众多文件无人签收的情形发生。与电子邮件系统这样的结合方式,避免公文电子化链路中断,是真正无纸化公文传输的有力保障措施。


更与行政管理工作相配套,EnableDTS不仅实现对公文的传输和签收管理,对于其他类公文,比如综合资料、会议通知、报送文件、内部公告信息等也与公文签收体系一样,制定了规范的传输管理流程,实现了这些文件、数据、信息的网络化传输。这就使得EnableDTS系统是一个完整的行政管理辅助工具,更结合简洁清晰易于学习的系统操作界面,不仅提升行政工作绩效,更使得工作井然有序。


专注公文传输管理


如前所述,EnableDTS并不帮助您完成对于公文的起草、审核、批示等生成公文流程的管理任务,这一部分的工作是办公自动化系统或者协同工作管理系统所要完成的核心目标。作为一款卓越的公文传输管理系统,EnableDTS帮助您的是,在公文生成之后,高效地实现公文、数据、文件、信息在上下级和同级单位之间的签收和传递,以替代传统的纸质公文和数据文件的印刷、递送和传阅。不仅如此,EnableDTS带来的附加好处是,它帮助您集中并且安全地存储这些海量的数据和文件,并提供极其简便的手段快速定位和查找出您所需要的。并因为公文的签收和数据的报送都已经完全电子化,所以非常容易列出已经签收和报送的用户列表,对于尚未签收和报送的用户单位发送催办电子邮件等。


专注在公文传输管理,一方面是因为原有的`制文`系统已经相当成熟,并且很多单位已经使用多年,重复研发这部分功能不仅浪费,而且从改变用户原有操作习惯上看完全没有必要。另一方面是因为原有用户系统考虑更多的是`制文`和`发文`,而对于`签文`的管理恰是缺失或不足的环节。


所以,EnableDTS它不是一款复杂的办公系统套件,它提供最为精粹的公文与类公文传输管理功能,创建、记录和跟踪这些文件和数据的传送流程,而摒弃较为复杂并且大多数情况下并不符合工作实际的软件功能。EnableDTS并不一味提供功能的`大而全`,小巧、精干、实用、方便使用并且能快速应用是其最初的软件设计原则。


快速实现您意愿的公文传输系统


EnableDTS系统它能够帮助政府与企事业单位迅速高效的构建、实施和维护具有丰富内涵的公文传输体系,同时通过为用户提供方便简洁的工作界面,EnableDTS降低了技术门槛,同时也完善和提高了用户对于公文传输的管理和操控能力,提高了文件和数据传递的质量和效率。


在浏览器内开始工作


EnableDTS与安装微软的Office办公套件不同,不需要在您的计算机上安装任何程序代码。您只需一个IE浏览器连接安装EnableDTS系统的服务器即可实现文件和数据的签收与报送全部功能。若将EnableDTS系统部署在互联网上,无论在家工作或是旅行途中,均与在办公室一样便捷。


多用户协同工作


EnableDTS允许在系统中创建多个进行公文签收的工作账户。每一个工作账户默认均可完成对于公文、综合资料、会议通知、文件报送任务的签收操作,但是否能新创建一个公文签收任务、发布综合资料和会议通知则取决于系统管理员对于该用户账户的权限分配。


工作桌面个性化


EnableDTS系统的工作界面是可以根据用户喜好选择设定的,任一用户可从系统提供的蓝色、红色、绿色、棕色、深蓝色等五种不同的界面风格中挑选符合自身意愿的一种。


一对一或一对多方式发布文件或资料


在EnableDTS系统新建公文签收、发布综合文件资料,创建文件报送任务以及发布会议通知时均可任意选择一个或多个用户作为接受对象,可查看到这些用户的接受状态,以及向尚未接受的用户发送催办电子邮件。


批量发送多个文件或资料


EnableDTS允许您在发布公文、资料或通知时从您的计算机中任意选择一个或多个文件作为这个公文或资料的附件一并发送给接受用户,接受用户可以分批单个下载这些文件,也可以选择从服务器上打包成一个压缩文件一次批量下载这些文件。


大容量文件或特殊文件名文件发布


EnableDTS内置的文件上传组件不仅可以帮助您选择上传大容量或特殊文件名文件,并且相比普通的上传组件,EnableDTS内置的上传组件拥有上传进度条显示,并具有更快的文件上传性能。


可视化的文件内容介绍编辑界面


EnableDTS在发布公文或类公文时,为描述文件内容的介绍时提供类Word风格的可视化编辑界面,以方便对内容介绍部分进行强调、注释或者提醒,更可结合段落、字体、图片和颜色等多个特征编辑出主题鲜明、内容错落有致的介绍文本。


考虑周全的公文传输系统


因公文传输系统应用的特殊性,EnableDTS不仅要考虑系统的高可用性,对于其他指标,比如高可靠性、高容量和扩展性以及措施得力的安全措施也需要作周全细致的考虑,尽管这些特征不太容易被用户所感知,但一个好的应用系统的内涵绝对不仅在软件功能的实现。


海量的文件存储结构


EnableDTS对于文件的存储采用独到的引擎机制,一方面回避了操作系统在文件按目录进行物理存储时的性能瓶颈,同时也实际兼顾了在并发用户较多时重文件名、特殊文件名等文件的可靠性存储问题。


文件的安全存储机制


文件不仅要考虑怎么进行大容量存储,并且因为Web程序的特殊性,还要考虑文件的安全存储问题。EnableDTS有效的解决了Web程序进行文件存储时的URL地址暴露等可能的安全性隐患,并对文件进行加密存储,即便文件通过操作系统被泄露,理论上仍然存在文件内容不被泄密的可能。


全方面的系统安全保障


EnableDTS作为一款Web应用程序,其自身对安全性也做了周到细致的考虑。其措施包含且不仅包含不可逆的用户密码?;?、用户登录密码的加密传输、记录不良登录行为并屏蔽IP地址、可定义仅允许一个或多个IP段登录系统、记录完整的操作和管理日志、文件和数据的加密存储、支持数据库级的备份与恢复等多个安全措施手段。


独到的文件报送机制


大多数的公文传输系统解决的是公文或类公文在上下级和同级单位之间的传送和传递,但对于在公文传输中较多情形出现的文件或数据报送则考虑较少或考虑不足。EnableDTS为这样的报送设计了符合实际工作情形的工作流程。


新建文件或数据报送任务


具有操作权限的用户在系统登录之后,可新建一个文件或数据报送的任务,选择在这个任务中需要进行报送的其他用户,描述这个报送任务的要求,并可下发与这个任务对应的一个或多个任务附件,它可以是这个任务的描述详细说明,也可以是为完成这个任务所需要的数据模板文件等,即可快速对这个任务进行创建。


签收文件或数据报送任务


需要进行文件或数据的用户进行系统登录后,需要先对任务进行签收,了解到这个任务的要求,并可选择分批单个或一并打包下载任务可能包含的模板文件,按照传统作业方式整理任务所需要的数据文件,并上传这些数据文件对报送任务进行回复。若需要对已经回复的数据文件进行编辑,可选择删除原已回复的报送文件。


管理文件或数据报送任务


发布文件或数据报送任务的用户可对已经发布的任务进行管理,可查看到这个任务目前哪些用户已经签收,可对仍未签收的用户发送催办电子邮件。并可查看到已经进行报送的用户及报送的文件列表,可分批单个或一并打包下载这些回复的报送文件。对于尚未报送的用过仍可采用电子邮件催办的方式提醒其进行报送。


结束语


作为一款经过了严格市场检验的公文传输管理系统,EnableDTS能够帮助政府与企事业单位快速并且高效搭建起一个高可靠、高可用的安全的公文传输管理平台。


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